Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Если вам часто приходится рассылать определенные книги или листы по электронной почте, то вы должны были заметить, что процедуру эту быстрой не назовешь. Если делать ее "классически", то надо:

  • открыть почтовую программу (например Outlook)
  • создать новое сообщение
  • вбить туда адрес, тему и текст
  • прикрепить к сообщению файл (не забыть!)
  • нажать кнопку Отправить

На самом деле почту можно легко отправлять прямо из Excel кучей разных способов. Поехали...

Способ 1. Встроенная отправка

Если у вас еще старый добрый Excel 2003, то все просто. Открываете нужную книгу/лист и выбираете в меню Файл - Отправить - Сообщение (File - Send To - Mail Recipient). Откроется окошко, в котором можно выбрать один из двух вариантов отправки:

sendmail1.gif

В первом случае текущая книга будет добавлена в сообщение как вложение, во втором - содержимое текущего листа попадет прямо в текст сообщения как текстовая таблица (без формул).

Кроме этого в меню Файл - Отправить (File - Send To) есть еще несколько более экзотических вариантов отправки:

 sendmail2.gif

  • Сообщение (для ознакомления) (Mail Recipient for Review) - отправляется вся книга целиком и при этом для нее включается отслеживание изменений, т.е. начинает явно фиксироваться - кто, когда и в каких ячейках какие изменения производил. Отобразить внесенные изменения потом можно в меню Сервис - Исправления - Выделить исправления (Tools - Track changes - Highlight changes) или на вкладке Рецензирование - Исправления (Reveiw - Track Changes) Выглядеть это будет примерно так:
    sendmail3.gif
    Цветные рамочки помечают изменения, внесенные в документ (для каждого пользователя - свой цвет). При наведении мыши всплывает похожее на примечание окошко с подробным описанием кто, что и когда изменил в этой ячейке. Весьма удобно для рецензирования документов, когда, например, вы правите отчет своих подчиненных или шеф правит ваш.
  • По маршруту (Routing Recipient) - сообщение, куда будет вложена ваша книга, отправится по цепочке получателей, каждый из которых автоматически будет пересылать его дальше, как эстафетную палочку. При желании можно задать, чтобы в конце цепочки сообщение вернулось к вам обратно. Можно включить режим отслеживания изменений, чтобы видеть правки, внесенный каждым человеком в цепочке.

В новых Excel 2007/2010 ситуация немного другая. В этих версиях для отправки книги по почте нужно выбрать кнопку Офис (Office Button) или вкладку Файл (File) и команду Отправить (Send). Далее, пользователю предлагается набор вариантов отправки:

sendmail5.gif

Обратите внимание на то, что в новых версиях исчезла возможность отправки отдельного листа книги, вставленного в тело письма - как это было в Excel 2003 и старше. Осталась только возможность отправить весь файл целиком. Зато появилась полезная возможность отправлять в известном формате PDF и менее известном XPS (аналог PDF, но не требует Acrobat Reader для чтения - открывается прямо в Internet Explorer). Команду отправки книги для ознакомления можно вытащить как дополнительную кнопку на панель быстрого доступа через Файл - Параметры - Панель быстрого доступа - Все команды - Отправить на проверку (File - Options - Quick Access Toolbar - All Comands - Send for Review).

Способ 2. Простые макросы для отправки

Отправка макросом гораздо проще. Открываем редактор Visual Basic через меню Сервис - Макрос - Редактор Visual Basic (Tools - Macro - Visual Basic Editor), вставляем новый модуль в меню Insert - Module и копируем туда текст этих двух макросов:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Copy With ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="", Subject:="Лови файлик" .Close SaveChanges:=False End With End Sub

После этого скопированные макросы можно запустить в меню Сервис - Макрос - Макросы (Tools - Macro - Macros). SendWorkbook отправляет на заданный адрес всю текущую книгу, а SendSheet - Лист1 как вложение.

При запуске макроса Excel будет обращаться к Outlook, что вызовет появление вот такого сообщения безопасности на экране:

sendmail4.gif

Дождитесь, пока кнопка Разрешить станет активной и нажмите ее, чтобы подтвердить свою отправку. После этого созданные автоматически сообщения будут помещены в папку Исходящие и отправятся получателям при первом запуске Outlook или, если он у вас запущен, непосредственно сразу же.

Способ 3. Универсальный макрос

А если хочется отправлять не текущую книгу, а любой другой файл? И текст сообщения тоже неплохо было бы задать! Предыдущие макросы здесь не помогут, поскольку ограничены возможностями самого Excel, но можно создать макрос, который будет из Excel'я управлять Outlook'ом - создавать и заполнять окно нового сообщения и отправлять его. Макрос выглядит так:

Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'запускаем Outlook в скрытом режиме OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'если не запустился - выходим Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'создаем новое сообщение On Error Resume Next 'заполняем поля сообщения With OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2").Value .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'команду Send можно заменить на Display, чтобы посмотреть сообщение перед отправкой .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup: Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub

Адрес, тема, текст сообщения и путь к вложенному файлу должны быть в ячейках A1:A4 текущего листа.

Ссылки по теме

 


Источник: http://www.planetaexcel.ru/techniques/3/48/


Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Как в аутлуке сделать массовую рассылку

Как в аутлуке сделать массовую рассылку